新手必看：企业参展需要做好哪些准备工作

很多企业朋友负责展会准备工作的往往是一些新手，面临千头万绪的准备工作，无所适从，其实参加一个展会也并非想像中那么复杂，参展企业需要做好哪些准备工作？大致有如下五个实际工作。

一、搭建

搭建是整个环节的重中之中，50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的细节：1、通过设计图考虑在展场中的效果；2、监督防火材料的使用，杜绝安全防患；3、成本控制：实行一揽子合同；4、最好在布展前去工厂看一看，对材料和工艺有一个预先的监管和了解；5、现场搭建的进度控制尤为重要，叮嘱搭建公司做好预案，特别要求其排出工期，细化到每一小时做什么，严格细致的时间表，才是保证现场搭建在两天半紧张有序完成的基础。

二、展品

向市场部征询一个展品目录是展品工作的第一步，然后将这个目录具体化，主要是展品的外形、尺寸。然后将这个目录（以及配合展品的图片）提供给搭建公司，由他们考虑如果安排展品的布置。

当然，事先已经做好设计图的情况下，可能需要对展品进行一些取舍，或是对展品的表现形式进行改进，这些就需要发挥智慧，按以往的经验，外行看热闹，内外看门道，拿出具有竞争力的产品是成功展示的关键，另外，核心产品以实物为好，因为实物可以现场演示，这样让客户有深入的认知。

最后，要熟悉展览馆对特殊展品的要求，比如用火、用气、限高等等数据，在这里要提醒一下，主办方提供的《参展商手册》是需要熟悉的，作为企业展会准备工作负责人，这个文件一定阅读一遍的，并在重点内容加以批注和备忘。

一个专业的展览会主办方，他们的《参展商手册》应详细记载参展的各个细节，并提供印刷以及英文版本。

三、资料

资料的准备也是关键之一，在资料的准备上，求全求细，特别是对产品的介绍，性能、参数等等务求细致周全，以备万一，经常在展会上看到一些挑剔和内行的买家对产品的参数的提问，搞的接待人员焦头烂额，另外如果展览会外商较多，翻译上力求专业准确。

资料的编排不求多花哨，简洁大气，具有国际性即可，但纸张建议使用较好的纸张，如果在样本的设计上，突出一两个设计的亮点，那就更好了。这些可与设计师多沟通，宣传材料的纸张、印刷应该力求精美，版式设计方便阅读，图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会，展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。另外，一定要准备充足的名片。参展人员名片应以中英文印制，数量以每日50-100张准备。

另外国外企业对CI包装很讲究，观察他们的展位，就是一个标准展位，他们 都会把他们公司的形象、Logo在方方面面体现，他们甚至做好不干胶的Logo贴纸自己贴在标准展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。这一点做法上，也是需要吸取的。

四、搭建及现场

搭建是现场展览的第一步，虽然仅仅是"监工"，但也要有得力干将参与。将设计图演变为现实的场景，往往会存有偏差，另外，与展馆方、主办方的一些协调工作，也需要企业进行协调，排除一切突发事件，不利因素，保证搭建顺利进行，需要一名到几名头脑灵活，做事主动的工作人员在搭建现场进行"监工"，这些工作人员应提前指定，在与搭建公司前期的沟通中，他们可以参与进来，了解搭建的相关事宜，便于他们在现场开展工作。

五、提前约定目标客户

同重要的客户约定见面时间，以加强业务联系，这也是展览会的重要工作之一，可由专人负责重要客户的约会、接待、以及洽谈的安排，不能因为展会现场工作比较忙乱，而冷落了这些重要客户。因此来说，需要一个公关能力比较强的人主抓这项工作，提前拟定约会客户的名单，向他们发出邀请，确保他们莅会，保证约会成功，达到商业目的。

在实际操作中，很多参展商过分寄希望于主办方来邀请买家，其实这是很错误的，企业在广泛的宣传和邀请买家赴展会与其见面的过程中，本身对自己就是一种宣传，毕竟能赴会参展，也是企业实力的一种象征。